株式会社アイビーエス（以下アイビーエスと呼称します）は弊社が ダイレクトマーケティング（アウトバウンド）事業、通販事業、通信ネットワーク構築保守事業、生命保険募集事業を実施する上で、個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規定を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。
法令・規範の遵守
私たちは、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。
個人情報の取得、利用、提供
私たちは、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行なわず、そのための措置を講じます。
個人情報の適切な管理
私たちは、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。
継続的改善
私たちは、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、継続的な改善に努めます。
問い合わせへの対応
私たちは、私たちが取り扱う個人情報の取扱いについて、苦情及び相談等のお問い合わせがあった場合は迅速かつ誠実に対応します。
【2005年2月7日 制定 / 2022年7月1日 改定】
株式会社アイビーエス
代表取締役 佐々木 貴司
＜個人情報保護に関する連絡先＞
株式会社アイビーエス 個人情報苦情・相談窓口
TEL：03-4212-8888／FAX：03-4212-8887
当社が取扱う個人情報について
当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。
(1) 個人情報の取扱事業者の名称
株式会社アイビーエス 〒158-0097 東京都世田谷区用賀4-10-4 世田谷ビジネススクエアヒルズⅢ 4F
(2) 個人情報の管理者およびその連絡先
個人情報保護管理者：村田 真一 TEL：03-4212-8888／FAX：03-4212-8887
(3)個人情報の取得
当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
(4) 個人情報の利用目的
当社が事業活動において取得し、または保有する個人情報及びその利用目的は次の通りといたします。
①テレマーケティングサービスに用いる個人情報
‐ テレマーケティングサービス（アウトバウンド業務）実施及びその管理のため
‐ 電話での通販受付・販売及び問合せ内容の確認のため
②生命保険会社から保険業務の委託を受けて取得した個人情報（注１）
‐生命保険の勧誘、契約のお手伝いおよびこれらに付帯・関連するサービスの提供のため
‐生命保険に関する資料の送付のため
③生命保険代理店と共同募集に利用に利用する個人情報
‐保険相談者管理のため
‐共同募集代理店のＦＰ管理のため
‐過去の相談実績確認のため
‐キャンペーン開催中、該当者に贈呈品をお届けするため
‐メールマガジンを配信するため
‐個人情報を利用して統計資料を作成し、これを第三者に提供することがあります。ただし、個人を特定・識別できない統計資料としての提供となります
‐保険の情報サイトの保守、運営のため
④当社の商品及びサービスにご注文をいただいたお客様の情報
‐当社の商品（みどりむしファイン等）の発送業務のため
‐当社の商品（みどりむしファイン等）の発送後のアフターケア管理のため
‐お客様が希望されるサービスを提供するためのお客様との連絡のため
⑤問い合わせいただいた方の個人情報
‐お問い合わせに回答するため
‐ご要望いただいた資料の送付のため
⑥採用応募者の個人情報
‐採用選考とその手続きのため
‐採用応募者への情報提供および連絡・通知のため
‐採用合格者の入社後の弊社における人事管理業務のため
⑦従業者情報の個人情報
‐人事管理、労務管理、税務処理、法定福利、福利厚生、健康管理、広報活動等のため
⑧退職された方の個人情報
‐退職者との連絡、また諸手続きのため
‐退職後のお問い合わせに回答するため
注1：当社に対し保険業務の委託を行う「FWD生命保険株式会社」の個人情報の利用目的は、同社のホームページ（下記）を参照お願いします。
トップページ ：https://www.fwdlife.co.jp/
プライバシーポリシーページ：https://www.fwdlife.co.jp/privacy-policy/
注2：上記の利用目的の内、②～⑧が当社の保有個人データ（開示等の請求の対象になる個人情報）の利用目的になります。
(5)個人データの第三者への提供
法令に基づく場合、また法令に定められた例外項目を除いて、本人の同意を得ずにお預かりした個人情報を第三者へ提供することはありません。
(6)個人データの取扱委託
上記の利用目的の達成に必要な範囲内で、当社の関係会社、取次店、取引先などに個人情報をすることがあります。
(7)センシティブ情報の取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、本籍地、保健医療等（これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く）に関する情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。
①法令等に基づく場合
➁人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲 でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
(8)特定個人情報の取扱い
①当社は、個人番号及び特定個人情報（個人番号を含んだ個人情報）は、マイナンバ法（「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」において定められた範囲で、取得、保管、利用を行います。
②保険金や年金等の手続きで、特定個人情報が必要な場合は保険会社からご案内を行います。
(9) 開示等の請求の手続について
①当社では、保有個人データ（開示等の請求の対象になる個人情報）に関して、ご本人の情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）を請求される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で回答、情報の訂正、追加又は削除、利用停止、消去をします。
②当社では、個人データの提供の記録、受領した記録に対する開示の請求される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、対応いたします。
③以下の場合は、ご請求にお答えできない場合があります。
‐ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
‐所定の申請書類に不備があった場合
‐「保有個人データ」に対する開示等の請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
‐対象になる「保有個人データ」及び提供などの記録がすでに当社内にない場合
‐その他、合理的な理由により、開示等の請求にお応えできない場合
④開示等のご請求方法
‐当社の請求書（個人情報開示等請求書）に、必要事項を記入し、本人確認書類など必要書類を同封して送付にてお申し込み下さい。
・本人確認資料として、以下の書類のコピーの同封をお願いします。
‐写真の掲載がある公的証明書（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードの表面）のコピー
‐写真のない公的証明書の2種類のコピー
・代理人の場合は、確認資料として以下の資料のコピーの同封をお願いします。
‐任意代理人
・本人が作成したことが確認できる委任状
・請求する代理人の本人確認資料（上記参照）
‐法定代理人
・本人との関係を示す書類（戸籍謄本、住民票謄本等のコピー、後見人の登記書類等）
・請求する代理人の本人確認資料（上記参照）
‐利用目的の通知の請求及び開示の請求の場合は、返送料をふくむ手数料として1,000円分の切手を同封お願いします。
また、請求書などの送付費用はご負担お願います。
‐請求書の送付先は下記の【問い合わせ窓口】を参照お願いします。
(10) 問い合わせ窓口
個人情報に対する苦情・相談の窓口、保有個人データ取扱いに関する苦情相談窓口及び保有個人データ及び第三者提供記録の開示等の請求先は以下の通りになります。
窓口の名称:株式会社アイビーエス 個人情報苦情・相談窓口
連絡先 ：住所：〒158-0097 東京都世田谷区用賀4-10-4 世田谷ビジネススクエアヒルズⅢ 4F
TEL：03-4212-8888
FAX：03-4212-8887
電子メール：pms@ibscom.co.jp
(11) 所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565 / 0120-700-779
【当社のサービスに関する問合せ先ではありません。】
(12) 個人情報、保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
①組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
②人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
③物理的安全管理措置、技術的安全措置
・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
④外的環境の把握
・個人情報の取扱いを委託している事業者にたいしては、個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。
